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世界最速の称号を欲しいままに・・・ CommuniGate Pro
メールアーカイブ
企業の内部統制強化を求める 日本版SOX法 において、基本的要素に「ITの活用」が盛り込まれており、同時に「リスクの評価と対応」「情報と伝達」「モニタリング」といった業務統制も要求されています。 そのため、業務プロセスの可視化・モニタリング・記録保持といった事が必要不可欠になります。 徹底した情報管理を行うにあたり、従業員のメールの管理、 特に誰から誰にいつどのような情報が伝達されたかを知る事が出来る環境が必要になります。

メールアーカイブに必要な構成とデータの流れ
CommuniGate Pro(CGP)は、メールアーカイブが標準搭載です。 オールインワンともいえるCGPなら、メールサーバとアーカイブアプリとの相性や組合せを考える必要がありません。
メールアーカイブは、CGPの柔軟で多機能なフィルタリングで実現されており、 保存先の振り分けの細かな設定やオプションのプラグインとの併用も可能です。
メールアーカイブは直接コピーして保存/蓄積(アーカイブ)するため、通常のメールと同様に扱える利便性を備えたまま、 必要な情報へのアクセス・検索などに素早い対応ができます。

以下は、基本的な構成の例です。

構成例1

構成例1(ローカルHDDへのアーカイブ)

1.送受信メールは、CommuniGate Proのアーカイブルールにより、あらかじめ設定されたローカルHDD上のアーカイブディレクトリへと保存されます。

2.保存されたメールは、「日時」「メールアドレス」「件名」「メール内容」「添付ファイル」などのキーワードで検索し、閲覧することができます。

3.ローカルHDD上のアーカイブデータは、あらかじめ設定された保存期間を経過した時点で、外部メディア(LTO/DATなど)にバックアップされます。(*1)

4.決められた保存期間が経過したローカルHDD上のアーカイブデータは、データローテーションプログラムによって自動的に削除されます。(*2)

5.外部メディアにバックアップされたアーカイブデータから検索を行う場合は、あらかじめ設定されたローカルHDD上のリストアディレクトリにアーカイブデータをコピーすることで、再度、メールの検索を行うことができます。

(*1) バックアップツールが必要になります。
(*2) データローテーションプラグインが必要になります。
構成例2

 構成例2(外部ストレージへのアーカイブ)

送受信メールが外部ストレージに保存される以外、その他の操作に関しては構成例1からの変更はありません。

ただし、大容量の外部ストレージ上にアーカイブデータを保存することで、検索対象データの保存期間を長く設定することが可能になり、構成例1に比べてデータリストアに関する手間を大幅に削減することができます。

構成例3

構成例3(外部サーバへのアーカイブ)

1.CommuniGate Proの転送ルールによって、送受信メールのコピーがアーカイブサーバに転送されます。

2.アーカイブサーバにおいて、あらかじめ設定されたローカルHDD上のアーカイブディレクトリへと保存されます。

3.アーカイブサーバに保存されたメールは、CGPのユーザーインターフェイスから、「日時」「メールアドレス」「件名」「メール内容」「添付ファイル」などのキーワードで検索し、閲覧することができます。

4.アーカイブサーバに保存されたデータは、あらかじめ設定された保存期間を経過した時点で、外部メディア(LTO/DATなど)にバックアップされます。(*1)

5.決められた保存期間が経過したアーカイブサーバ上のデータは、データローテーションプラグインによって自動的に削除されます。(*2)

6.外部メディアにバックアップされたアーカイブデータから検索を行う場合は、あらかじめ設定されたアーカイブサーバ上のリストアディレクトリにアーカイブデータをコピーすることで、再度、メールの検索を行うことができます。

(*1) バックアップツールが必要になります。
(*2) データローテーションプラグインが必要になります。


メールアーカイブの設定例
CommuniGate Pro でメールアーカイブを利用する際の設定画面の例です。
ここでは、以下を条件としています。 
・自社ドメインの全ての送信メール 
・自社ドメイン宛ての全ての受信メール 
・月曜日、午前0時～午前4時のメールを対象 
・条件に合致するメールを指定先に保存(アーカイブ) 



メールアーカイブ用フォルダの見え方
図は、各曜日・時間別にあらかじめ作成したアーカイブ用フォルダの一覧です。
(画像にマウスを合わせると拡大します)
CommuniGate Proのメールアーカイブ機能により、曜日/時間帯別に振り分けられて蓄積(アーカイブ)され、 アーカイブされたメールの中から特定のメールを検索することが可能です。

検索対象となる、曜日/時間帯でアーカイブされているメールの一覧


メールアーカイブ内検索
CommuniGate Pro の Webメール画面から検索できます。
検索対象は、タイトル・メールアドレス・文章・メールヘッダなど可能ですので 突発的な事象へも即応することができます。 図では、「曜日/時間帯」というフォルダ構成を例にしていますが、 ほとんどの管理方法・運用方法に沿った設定が可能です。
検索は、前述の検索対象に対する「全文検索」と列項目に対する「フィルタ」が使えます。

検索方法・スクリーンショットのページはこちらです

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