メール自動返信機能を利用すれば、設定された期間中に着信したメールに対して、あらかじめ用意した文章を、自動で返信することが可能です。
また、一度送った相手には同様の自動返信を行わないよう、制御が可能です。
各個人が設定する方法
自動返信を設定したい本人が設定するには、WebUserインターフェース、または、Pronto!を利用します。
- WebUserインターフェースでは、「メール設定」をクリックして「自動返信メール」の欄で設定を行います。
WebUserインターフェースで自動返信機能を設定する例
- Pronto4では、画面下側の「初期設定」をクリックして初期設定のウィンドウを開き、「メール」→「自動返信メール」を選択したあと表示される「自動返信メール [有効]」のボタンをクリックすると現れる以下の画面で設定を行います。
Pronto4で自動返信機能を設定する例
管理者が設定する方法
自動返信を管理者が設定したい場合は、WebAdminインターフェースで設定します。
- WebAdminインターフェースでは「アカウント」→「ドメイン」(目的のドメインを選択)→（設定したいアカウントを選択）→「メール」→「メール受信ルール」で設定します。
WebAdminインターフェースで自動返信機能を設定する例
自動返信を行いたい終了日時を決定し、文章を作成します。その後「有効化」ボタンをクリックすることで、自動返信メールが動作します。
また、「返信済みアドレスリストをクリア」をクリックすると、一度自動返信メールしたアドレスの記録がクリアされ、同じアドレスからの着信に対して、再度自動返信が行われます。
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